Archivos de Contratación

NVITACIÓN PÚBLICA

RÉGIMEN ESPECIAL – FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS

INSTITUCIÓN EDUCATIVA ALBERTO ELÍAS FERNÁNDEZ BAENA
Cartagena de Indias D. T. y C.
Régimen Especial de Contratación – Fondo de Servicios Educativos

INVITACIÓN PÚBLICA No. 005 DE 2026

La Institución Educativa Alberto Elías Fernández Baena, en cumplimiento de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva, y conforme al régimen especial aplicable a los Fondos de Servicios Educativos establecido en la Ley 715 de 2001, el Decreto 1075 de 2015 y el Manual de Contratación institucional, se permite convocar a los interesados a presentar propuesta dentro del siguiente proceso contractual:

1. OBJETO CONTRACTUAL

CONTRATAR EL USO MEDIANTE LICENCIA CONCURRENTE DEL SOPORTE LÓGICO O SOFTWARE INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 100% WEB” PARA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO FOSE, PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA ALBERTO ELÍAS FERNÁNDEZ BAENA, CON EL FIN DE FORTALECER LOS PROCESOS PRESUPUESTALES, CONTABLES, CONTRACTUALES Y ADMINISTRATIVOS DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS.

2. NECESIDAD A SATISFACER

La Institución Educativa requiere garantizar la continuidad operativa de los procesos administrativos, financieros, presupuestales y contables desarrollados mediante el software SIGAFOSE, herramienta tecnológica indispensable para la gestión del Fondo de Servicios Educativos, la generación de reportes financieros, la ejecución presupuestal y el cumplimiento de obligaciones administrativas ante los organismos de control y la Secretaría de Educación.

3. PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial estimado para el presente proceso corresponde a la suma de DOS MILLONES DOCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.000.000,00), respaldados con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 16 Y 17 de 2026.

4. PLAZO DE EJECUCIÓN

“El plazo de ejecución del contrato será hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2026, contado a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.”.

VIGENCIA DEL LICENCIAMIENTO

“El contratista garantizará el acceso, uso, soporte y disponibilidad de la licencia de software por un término de doce (12) meses contados a partir de la activación de la plataforma.”

5. FORMA DE PAGO

“La Institución Educativa cancelará el valor total del contrato en un único pago, previo recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la activación, entrega y puesta en funcionamiento de la licencia de uso del software, así como la entrega de usuarios y accesos correspondientes, previa presentación de la cuenta de cobro o factura y demás documentos exigidos por la entidad.”, previa presentación de:

•             Cuenta de cobro o factura.

•             Informe de actividades.

•             Certificación de cumplimiento.

•             Pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, cuando aplique.

•             Demás documentos requeridos por la institución.

6. REQUISITOS HABILITANTES

Los interesados deberán presentar:

• Propuesta económica.
• Certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio con fecha no mayor a treinta (30) días.
• Copia del RUT actualizado.
• Copia de la cédula del representante legal.
• Certificación bancaria.
• Certificación de pago de seguridad social y parafiscales.
• Antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.
• Documentación que acredite la idoneidad y/o experiencia relacionada con el objeto contractual.
• Documento o certificación de licenciamiento o autorización de comercialización del software, si aplica.

7. CRONOGRAMA

TRAMITES NECESARIOS

TERMINOS

RESPONSABLE

FECHA

HORARIO

Elaboración publicación de los estudios previos

12-05-2026

 Desde las 08:00 hasta las 18:00 horas

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Invitaciones a Presentar Propuestas

Fecha límite recepción de ofertas junto con los documentos habilitantes necesarios para iniciar el proceso contractual                  

13-05-2026

Desde las 08:00 hasta las 18:00 y de 02:00 P.M. hasta las a 3:00 P.M.

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Cierre de la recepción de propuestas.

Desde las 18:00 horas hasta las 18:20 horas

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Evaluación de la (s) propuesta (s) presentada (s) y verificación de requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros de las mismas.

Solicitud de documentos omitidos en la (s) propuesta (s) presentada (s)

14-05-2026

desde las 10:00 horas. hasta las 14.30 horas

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Entrega de documentos omitidos en la (s) propuesta (s) presentada (s)

Proponentes

Traslado del informe de evaluación a los proponentes y presentación de observaciones al informe de evaluación.

15-05-2026

Desde las 09:00 horas hasta las 14:00. Horas

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Se recibirán observaciones en la en la Secretaría General de la Institución Educativa

desde las 02:00 horas. hasta las 15:00 horas.

Respuesta a observaciones al informe de evaluación

19-05-2026

Desde las   08:00 horas. hasta las 9:30 horas.

Ordenador del Gasto – P.U. y/o Administrativo

Declaratoria de desierta la convocatoria. (si es el caso).

Desde las   09:30 horas. hasta las 10:00 horas.

Diligenciamiento de la carta de aceptación de la oferta y la orden de servicio o de suministro.

Desde las 10:30 horas. hasta las 11:30 horas.

Solicitud y expedición del certificado de registro presupuestal.

Desde las   14:00 horas. hasta las 14:30 horas.

Ordenador del Gasto P.U. y/o Administrativo

Firma de la orden de servicio y/o de suministro y la respectiva acta de Inicio

desde las   14:30 horas. hasta las 17:30 horas.

Ordenador del Gasto – Supervisor y Contratista

8. LUGAR Y MEDIO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas deberán remitirse dentro del término establecido al correo electrónico institucional: iefebarectora@gmail.com o en sobre sellado en las oficinas de la IE

9. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La Institución verificará:

• Cumplimiento de requisitos habilitantes.
• Idoneidad técnica.
• Cumplimiento del objeto requerido.
• Oferta económica favorable para la institución.

La propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y resulte favorable para la Institución será objeto de aceptación.

10. SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato será ejercida por Rector, quien verificará el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

11. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

El presente proceso se adelanta bajo el régimen especial aplicable a los Fondos de Servicios Educativos, de conformidad con la Ley 715 de 2001, el Decreto 1075 de 2015 y el Manual de Contratación institucional.

12. OBSERVACIONES

La presente invitación permanecerá publicada por el término de veinticuatro (24) horas contadas a partir de su publicación en la página web institucional y en SECOP.

Dada en Cartagena de Indias D. T. y C., a los doce (12) días del mes de mayo de 2026.

ORDENADOR DEL GASTO
Institución Educativa Alberto Elías Fernández Baena